Conditions générales de vente

1. Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») régissent la souscription et la fourniture du service Costo, édité par la société COSTO, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nîmes sous le numéro 130 462 120, dont le siège social est situé 45 Rue des Prés, 30250 Junas (« Costo »), à tout client professionnel (le « Client »). Les informations légales complètes figurent dans les mentions légales.

Le service est réservé aux professionnels qui agissent pour les besoins de leur activité, notamment de restauration. Il n’est pas proposé aux consommateurs.

Les CGV constituent le socle unique de la négociation commerciale au sens de l’article L. 441-1 du Code de commerce. Toute commande emporte leur acceptation sans réserve et prévaut sur tout document du Client, sauf accord écrit et contraire de Costo. Une offre particulière acceptée par écrit (notamment une offre groupe) prévaut sur les CGV pour les points qu’elle règle.

2. Définitions

Compte : l’espace du Client sur l’application Costo. Établissement : chaque point de vente du Client rattaché à un abonnement distinct. Formule : Costo Contrôle ou Costo Pilotage. Abonnement : le contrat par lequel le Client accède au Service pour un Établissement et une Formule. Messagerie connectée : la boîte Gmail que le Client autorise Costo à consulter, en lecture seule, pour un Établissement, ainsi que les fichiers Google Drive auxquels renvoient ses messages. Service : l’application en ligne Costo et les prestations qui y sont décrites. Données du Client : les factures, données d’achat, de caisse, d’inventaire et de recettes que le Client importe ou connecte.

3. Description du Service

Costo est un logiciel en ligne (SaaS) de contrôle des coûts pour la restauration. La Formule Contrôle comprend la collecte des factures (import manuel ou synchronisation de la Messagerie connectée), l’extraction automatique des lignes, le suivi des produits et de leurs prix, les alertes de variation de prix et les analyses d’achats. La Formule Pilotage comprend la Formule Contrôle ainsi que les fiches recettes et le coût matière, la connexion de la caisse et le food cost réel, et le suivi d’inventaire.

Le contenu détaillé de chaque Formule est présenté sur la page Tarifs au moment de la commande. Costo fait évoluer le Service en continu et peut en modifier les fonctionnalités, sans réduire de manière substantielle les fonctionnalités essentielles de la Formule souscrite en cours d’Abonnement.

4. Commande et formation du contrat

Le Client crée un Compte, renseigne son Établissement, choisit une Formule puis est redirigé vers la page de paiement sécurisée de notre prestataire Stripe. Avant de payer, il prend connaissance des CGV et les accepte en cochant la case prévue à cet effet.

Le contrat est formé à la confirmation du paiement de la première échéance. Le Client reçoit alors par email un reçu et l’accès au Service est ouvert. Costo peut refuser une commande pour un motif légitime, notamment un litige de paiement antérieur.

Costo conserve, pour chaque Abonnement, la version des CGV acceptée et la date de son acceptation, ainsi qu’une copie de chaque version des CGV publiée. Conformément à l’article 1127-3 du Code civil, les parties conviennent de déroger aux articles 1127-1 et 1127-2 du même code.

5. Prix

Costo Contrôle

99 € HT par mois et par établissement

Costo Pilotage

149 € HT par mois et par établissement

Frais d’installation

150 € HT par établissement, facturés une seule fois avec la première échéance

Les prix sont exprimés en euros hors taxes. La TVA au taux en vigueur s’y ajoute. Les prix applicables sont ceux affichés au moment de la commande.

Les frais d’installation couvrent la mise en service de l’Établissement. Ils restent acquis à Costo et ne sont pas remboursables, y compris en cas de résiliation au cours du premier mois. Ils ne sont pas facturés à nouveau lorsque le Client réactive un Abonnement pour le même Établissement.

Costo peut modifier ses prix. Toute hausse est notifiée au Client par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier son Abonnement avant cette date, sans frais.

6. Facturation et paiement

L’Abonnement est facturé mensuellement et d’avance, à la date anniversaire de la souscription. Le paiement s’effectue par débit automatique du moyen de paiement enregistré par le Client lors de la commande (carte bancaire ou tout autre moyen proposé sur la page de paiement). Les paiements sont traités par Stripe ; Costo n’a jamais accès aux numéros de carte.

Les factures sont émises au format électronique et disponibles à tout moment depuis l’espace de gestion de l’abonnement. Le Client s’engage à tenir à jour ses informations de facturation, notamment sa raison sociale, son adresse et son numéro de TVA intracommunautaire.

En cas d’échec de paiement, le Client en est informé par email et de nouvelles tentatives de débit sont effectuées automatiquement pendant environ 15 jours ; chaque nouvel échec lui est également notifié par email. Du premier échec jusqu’au règlement de l’échéance ou à la fin de l’Abonnement, le Compte est en lecture seule au sens de l’article 9. Si l’échéance reste impayée à l’issue de ces tentatives, l’Abonnement prend fin dans les conditions de l’article 7. Conformément à l’article L. 441-10 du Code de commerce, toute somme impayée à son échéance porte de plein droit intérêt au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points, et donne lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.

7. Durée, renouvellement et résiliation

L’Abonnement est conclu pour une durée d’un mois, renouvelée tacitement de mois en mois. Il est sans engagement de durée.

Le Client peut résilier à tout moment depuis l’espace de gestion de l’abonnement, accessible depuis les paramètres de son Compte, ou en écrivant à contact@becosto.co. La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, déjà payée ; aucun remboursement au prorata n’est dû pour la période entamée.

Lorsqu’une échéance reste impayée à l’issue des nouvelles tentatives de débit automatiques effectuées par le prestataire de paiement, soit environ 15 jours après le premier échec, l’Abonnement prend fin de plein droit, le Client ayant été informé par email de chaque échec de paiement, sans préjudice des sommes restant dues. Costo peut en outre résilier l’Abonnement en cas de manquement grave du Client à ses autres obligations, notamment un usage illicite du Service, 15 jours après une mise en demeure restée sans effet. Costo peut également mettre fin au Service moyennant un préavis de 3 mois notifié par email ; pendant ce préavis, le Client peut exporter ses Données du Client dans les conditions de l’article 9.

8. Changement de Formule

Le passage de Contrôle à Pilotage prend effet immédiatement : la différence de prix pour la période en cours est calculée au prorata et facturée sans attendre. Le passage de Pilotage à Contrôle prend effet à la prochaine échéance ; le Client conserve l’accès à Pilotage jusqu’à cette date.

9. Fin de l’Abonnement et Données du Client

À la fin de l’Abonnement, quelle qu’en soit la cause, le Compte passe en lecture seule : le Client consulte ses données mais ne peut plus en ajouter, et les synchronisations (Messagerie connectée, caisse, logiciel comptable) sont suspendues. Il peut réactiver son Abonnement à tout moment, sans frais d’installation. Les factures reçues dans la Messagerie connectée pendant cette période ne sont pas importées. À la réactivation, la synchronisation reprend à la date de la dernière synchronisation effectuée, de sorte que ces factures sont importées si la Messagerie connectée est toujours autorisée et qu’elles s’y trouvent encore.

Les Données du Client sont conservées 12 mois après la fin de l’Abonnement, puis supprimées. Costo en avertit le Client par email environ 30 jours avant la suppression. Le Client peut à tout moment en demander l’export, sous la forme d’un fichier CSV des données extraites accompagné des fichiers originaux des factures, ou la suppression anticipée, à contact@becosto.co.

Costo n’est pas un service d’archivage. Le Client reste seul tenu de conserver ses pièces comptables pendant les durées légales.

10. Absence de droit de rétractation

Le Client contractant pour les besoins de son activité professionnelle, il ne bénéficie pas du droit de rétractation prévu par le Code de la consommation.

11. Obligations du Client

Le Client fournit des informations exactes et à jour, préserve la confidentialité de ses identifiants et reste responsable des accès qu’il ouvre à ses collaborateurs. Il garantit disposer des droits nécessaires sur les Données du Client, notamment du droit d’autoriser Costo à consulter la Messagerie connectée et les fichiers Google Drive auxquels renvoient ses messages, ainsi que sur les caisses et logiciels qu’il connecte. Il ne connecte qu’une boîte qu’il utilise pour les besoins de son Établissement. Costo n’en importe que les pièces jointes qu’un tri automatisé retient comme susceptibles d’être des documents de fournisseurs, dans les conditions de l’Annexe 1. Le Client peut déconnecter la Messagerie connectée à tout moment depuis les paramètres de son Compte. Il s’interdit tout usage du Service contraire à la loi ou à sa destination, notamment toute tentative d’accès aux données d’un autre client.

12. Accès d’un tiers mandaté

Le Client peut demander à Costo d’ouvrir l’accès à son Compte à son expert-comptable ou à un autre conseil (le « Tiers mandaté »). Le Tiers mandaté accède aux Données du Client pour le compte du Client, qui autorise cet accès, en définit l’étendue et en demeure responsable, y compris du respect des CGV par le Tiers mandaté. Le Client peut demander à tout moment la fermeture de cet accès.

Costo peut rémunérer des partenaires, notamment des experts-comptables, qui lui recommandent des clients.

13. Disponibilité et assistance

Costo met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l’accès au Service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des opérations de maintenance et des interruptions dues aux hébergeurs, aux réseaux ou aux services tiers (Gmail, caisse, logiciel comptable). L’assistance est assurée par email à contact@becosto.co, les jours ouvrés.

Le Client accepte que les personnes habilitées de Costo consultent les factures importées dans le Service et les données qui en sont extraites, y compris lorsqu’elles proviennent de la Messagerie connectée, pour l’assistance et le contrôle de la qualité des données. Elles ne lisent les messages de la Messagerie connectée que lorsque la sécurité du Service ou le respect de la loi l’exige.

14. Nature des résultats

L’extraction des factures et le classement des produits reposent sur des traitements automatisés, notamment d’intelligence artificielle, dont la fiabilité est élevée sans être totale. Les analyses, alertes et coûts calculés par Costo sont des aides à la décision. Ils ne constituent ni une comptabilité, ni un conseil comptable, fiscal ou juridique. Le Client vérifie les informations qui fondent ses décisions et reste seul responsable de sa comptabilité et de ses déclarations.

15. Responsabilité

Costo est tenue d’une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée et pour les seuls dommages directs. Elle ne répond pas des dommages indirects, tels qu’une perte de chiffre d’affaires, de marge ou de clientèle. Elle ne répond pas non plus des pertes de données imputables au Client ou à un service tiers qu’il a choisi de connecter.

Toutes causes confondues, la responsabilité de Costo est limitée au montant hors taxes payé par le Client au titre de l’Abonnement concerné au cours des 12 mois précédant le fait générateur. Cette limite ne s’applique pas en cas de faute lourde ou dolosive.

16. Données personnelles

Pour les données personnelles contenues dans les Données du Client (par exemple les noms et coordonnées figurant sur les factures), Costo agit en qualité de sous-traitant du Client au sens de l’article 28 du RGPD et les traite uniquement pour les finalités prévues à l’Annexe 1, y compris, sur instruction du Client, leur anonymisation afin de produire les agrégats prévus à l’article 17. Les engagements correspondants figurent à l’Annexe 1 des présentes CGV, qui en fait partie intégrante.

Pour les données de ses propres clients professionnels (gestion du Compte, facturation), Costo agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité.

17. Propriété intellectuelle et statistiques agrégées

Costo reste titulaire de l’ensemble des droits sur le Service, son code, son interface et sa marque. Elle concède au Client, pour la durée de l’Abonnement, un droit personnel, non exclusif et non cessible d’utiliser le Service pour les besoins internes de ses Établissements.

Le Client reste propriétaire des Données du Client. Il autorise Costo à les traiter pour fournir et améliorer le Service.

Le Client autorise en outre Costo à produire, à partir des Données du Client, des statistiques et indicateurs de référence agrégés et anonymisés, notamment des comparaisons de prix par produit, par catégorie et par fournisseur, et à les exploiter dans le Service comme en dehors. Ces agrégats ne permettent jamais d’identifier, directement ou indirectement, le Client ni ses Établissements. Costo ne diffuse un agrégat, y compris dans le Service, que s’il est construit à partir des données d’au moins 5 clients distincts. Les agrégats diffusés en dehors du Service sont établis à partir de données historiques. Les fournisseurs personnes morales peuvent en revanche y être nommés. Pour les agrégats déjà produits, cette autorisation est perpétuelle, irrévocable et survit à la fin de l’Abonnement. Les données importées depuis la Messagerie connectée, y compris les fichiers Google Drive auxquels elle renvoie, sont exclues de ces agrégats : elles servent uniquement à fournir le Service au Client, conformément aux exigences d’utilisation limitée (« Limited Use ») de Google.

18. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations de l’autre dont elle a connaissance à l’occasion du contrat, notamment les prix d’achat et conditions fournisseurs du Client, pendant toute la durée de l’Abonnement et 2 ans après sa fin. Cette obligation ne fait pas obstacle à la production et à l’exploitation de statistiques agrégées et anonymisées dans les conditions de l’article 17.

19. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier l’Abonnement par email, sans indemnité.

20. Modification des CGV

Costo peut modifier les CGV. La nouvelle version est notifiée au Client par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier son Abonnement avant cette date ; à défaut, elle s’applique à compter de la période mensuelle suivante. La version applicable à une commande est celle acceptée lors de celle-ci.

21. Droit applicable et litiges

Les CGV sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties recherchent une solution amiable pendant 30 jours à compter de la notification écrite du différend. À défaut, tout litige relatif à la formation, l’exécution ou l’interprétation du contrat relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Nîmes, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Annexe 1 : Accord de traitement des données (article 28 du RGPD)

La présente annexe s’applique aux données personnelles contenues dans les Données du Client, que Costo traite en qualité de sous-traitant du Client, responsable de traitement.

Objet, durée, nature et finalité. Costo traite ces données pour fournir et améliorer le Service, notamment la fiabilité de l’extraction, et, sur instruction du Client, pour les anonymiser afin de produire les agrégats prévus à l’article 17. Les opérations réalisées sont la collecte, l’extraction automatisée, l’enregistrement, la consultation, l’anonymisation et la suppression, pendant la durée de l’Abonnement puis la durée de conservation prévue à l’article 9.

Données et personnes concernées. Noms et coordonnées des fournisseurs du Client et de leurs interlocuteurs, y compris lorsque le fournisseur est un entrepreneur individuel, et autres données figurant sur les factures ; noms ou identifiants de membres du personnel présents dans les données de caisse ; données des factures importées depuis un logiciel comptable connecté ; nom, email et actions des utilisateurs du Compte. Lorsque le Client connecte une Messagerie connectée, Costo y accède en lecture seule : elle ne peut ni envoyer, ni modifier, ni supprimer un message ou un fichier. Elle n’y recherche que les messages susceptibles de contenir un document de fournisseur, c’est-à-dire ceux qui comportent une pièce jointe ou un terme tel que « facture » ou « bon de livraison », à l’exclusion des spams, de la corbeille et des messages envoyés depuis la boîte elle-même. Cette recherche porte d’abord sur les mois qui précèdent la connexion, 12 au plus, puis sur les nouveaux messages, à la fréquence choisie dans les réglages du Service. Ces messages peuvent émaner de toute personne qui écrit au Client, dont les expéditeurs sont alors également des personnes concernées. Pour chaque message ainsi trouvé, Costo enregistre l’expéditeur, la date, l’objet, son identifiant dans la messagerie et le résultat du tri automatisé qui décide s’il est retenu. Le corps du message n’est lu que de manière transitoire, notamment pour y repérer les liens vers des fichiers Google Drive, et n’est jamais enregistré. D’un message retenu, Costo importe dans le Service les pièces jointes dont le type et la taille correspondent à un document (fichiers PDF et images) ; de chaque pièce jointe examinée, elle enregistre le nom, le type, la taille, une empreinte et la suite qui lui a été donnée, afin de ne pas importer deux fois le même document. Lorsqu’un message retenu renvoie par un lien à un fichier Google Drive, Costo ouvre ce fichier en lecture seule, au moyen de l’autorisation donnée par le Client, et l’importe dans les mêmes conditions ; elle n’ouvre aucun autre fichier du Google Drive du Client. Elle retient l’adresse de l’expéditeur d’une facture validée par le Client pour reconnaître ses fournisseurs. Un fichier importé qui se révèle ne pas être un document de fournisseur reste dans le Service jusqu’à sa suppression par le Client. Les données des messages dont aucun document n’est importé sont supprimées à la déconnexion de la Messagerie connectée ; les données des pièces jointes examinées et les fichiers importés sont conservés avec les Données du Client, dans les conditions de l’article 9. Le Client peut déconnecter la Messagerie connectée à tout moment depuis les paramètres de son Compte : Costo révoque alors son autorisation auprès de Google et supprime les identifiants d’accès qu’elle conservait, sans supprimer les factures déjà importées. Il peut en outre demander à contact@becosto.co la suppression de l’ensemble des données issues de la Messagerie connectée, factures importées comprises. Les journaux d’erreurs, conservés 90 jours au plus par le sous-traitant chargé du suivi des erreurs, peuvent contenir des données d’un message en cours de traitement au moment de l’erreur, notamment son expéditeur et son objet. Les messages que le Client adresse à contact@becosto.co, et les documents qu’il y joint, ne sont traités que pour répondre à sa demande.

Instructions. Costo traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, constituée des CGV, de la présente annexe et des réglages du Service, et l’informe si une instruction lui paraît contraire au RGPD.

Confidentialité. Les personnes autorisées par Costo à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.

Sécurité. Costo met en œuvre notamment le chiffrement des échanges (HTTPS) et le chiffrement au repos par l’hébergeur, le cloisonnement des données de chaque client par des règles de sécurité appliquées à chaque ligne de la base de données, des rôles d’accès au sein d’un Compte, le chiffrement des identifiants d’accès aux services connectés et une sauvegarde quotidienne de la base de données conservée 7 jours.

Sous-traitants ultérieurs. Le Client donne à Costo une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste des sous-traitants ultérieurs est publiée à l’adresse www.becosto.co/sous-traitants. Costo leur impose des obligations équivalentes à celles de la présente annexe et reste responsable de leur respect. Lorsqu’un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l’Union européenne, le transfert est encadré par une décision d’adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Costo informe le Client par email au moins 30 jours avant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant, ou, lorsqu’un sous-traitant ultérieur impose ce changement avec un préavis plus court, dès qu’elle en est informée ; le Client peut s’y opposer en résiliant son Abonnement avant cette date. Cette mise à jour ne constitue pas une modification des CGV au sens de l’article 20.

Assistance et violations. Costo aide le Client à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées et à réaliser une analyse d’impact lorsqu’elle est requise. Elle lui notifie toute violation de données personnelles sans délai injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.

Fin du contrat. Les données sont restituées sur demande puis supprimées dans les conditions de l’article 9 ; leurs copies dans les sauvegardes disparaissent dans un délai de 7 jours.

Audits. Costo met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de la présente annexe. À défaut, le Client peut faire réaliser un audit sur site, à ses frais, moyennant un préavis de 30 jours et au plus une fois par an.