Politique de confidentialité

Cette politique décrit les données personnelles que Costo traite en qualité de responsable de traitement, et la manière dont vous pouvez exercer vos droits.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la société COSTO, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nîmes sous le numéro 130 462 120, dont le siège social est situé 45 Rue des Prés, 30250 Junas. Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@becosto.co.

2. Données de votre établissement

Les factures, données d’achat et données de caisse que votre établissement transmet à Costo (messagerie Gmail, imports, caisse et logiciel comptable connectés) sont traitées pour son compte. Pour ces données, votre établissement est responsable du traitement et Costo agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions de l’Annexe 1 des conditions générales de vente. Ces données ne sont jamais revendues.

3. Accès à votre messagerie Gmail

Lorsque vous connectez la boîte Gmail de votre établissement, vous autorisez Costo, par la connexion sécurisée de Google, à la consulter en lecture seule. Costo demande trois autorisations : la lecture des messages (gmail.readonly), la lecture de l’adresse de la boîte (userinfo.email) et la lecture des fichiers Google Drive (drive.readonly), qui ne sert qu’à ouvrir les fichiers auxquels renvoie un message de facture. Costo ne peut ni envoyer, ni modifier, ni supprimer vos messages ou vos fichiers. Cet accès sert à une seule fin : retrouver les factures et documents de vos fournisseurs pour les importer dans Costo.

• Ce que Costo lit : les messages qui comportent une pièce jointe ou un terme tel que « facture » ou « bon de livraison », hors spams, corbeille et messages envoyés depuis la boîte elle-même, d’abord sur les 12 mois au plus qui précèdent la connexion, puis au fil des nouveaux messages ; dans Google Drive, les seuls fichiers auxquels ces messages renvoient par un lien, et aucun autre. Le corps des messages n’est lu que de manière transitoire, notamment pour y repérer ces liens, et n’est jamais enregistré.
• Ce que Costo conserve : les pièces jointes et fichiers Google Drive importés comme documents de fournisseurs ; pour chaque message examiné, l’expéditeur, la date, l’objet et son identifiant Gmail ; pour chaque pièce jointe examinée, son nom, son type, sa taille et une empreinte, afin de ne pas importer deux fois le même document.
• Durée de conservation : les données des messages dont aucun document n’est importé sont supprimées à la déconnexion de Gmail. Les documents importés et les données des pièces jointes examinées sont conservés avec les données de votre établissement, pendant l’abonnement puis 12 mois après sa fin.
• Protection de l’accès : le jeton d’accès délivré par Google est chiffré (AES-256-GCM) avant d’être enregistré et seuls les serveurs de Costo peuvent le lire. Les échanges sont chiffrés (HTTPS).
• Intelligence artificielle : les pièces jointes et fichiers importés sont transmis à Anthropic, qui les lit pour le compte de Costo afin d’en extraire les lignes de facture. Les noms de produits extraits des factures sont transmis à OpenAI pour les rapprocher entre eux. Ni le corps, ni l’objet, ni l’expéditeur d’un message ne leur sont transmis, et ces prestataires n’utilisent pas ces données pour entraîner leurs modèles.
• Accès humain : les personnes habilitées de Costo ne consultent les factures importées et les données qui en sont extraites que pour l’assistance et la qualité des données, avec l’accord que votre établissement donne dans les conditions générales de vente (article 13), ou lorsque la sécurité (par exemple pour examiner une anomalie ou un abus) ou le respect de la loi l’exige. Elles ne lisent vos messages que pour ces deux derniers motifs.
• Partage : les données issues de Gmail et de Google Drive servent uniquement à fournir le service à votre établissement. Elles ne sont jamais vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni intégrées aux statistiques agrégées de Costo, ni transmises à d’autres tiers que les prestataires techniques du service.
• Déconnexion et suppression : vous pouvez déconnecter Gmail à tout moment depuis les paramètres de votre établissement. Costo révoque alors son autorisation auprès de Google et supprime le jeton d’accès ; les factures déjà importées restent dans Costo. Vous pouvez demander à contact@becosto.co la suppression de toutes les données issues de Gmail et de Google Drive, factures importées comprises. Vous pouvez aussi retirer l’accès de Costo depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions).

L’utilisation par Costo des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de « Limited Use ». Texte original : « Costo’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. »

4. Données traitées par Costo et finalités

• Gestion du compte et fourniture du service : nom, adresse email, établissement et rôle des utilisateurs, actions effectuées dans le service. Base légale : exécution du contrat.
• Facturation de l’abonnement : raison sociale, adresse de facturation, numéro de TVA, historique de l’abonnement. Base légale : exécution du contrat et obligations comptables et fiscales.
• Réponse à vos demandes : identité, adresse email et contenu des messages adressés à contact@becosto.co (assistance, résiliation, exercice de vos droits). Base légale : exécution du contrat ou, pour les demandes relatives à vos droits, obligation légale.
• Sécurité et suivi des erreurs : identifiant, adresse email et adresse IP de l’utilisateur, contexte technique de l’erreur. Base légale : intérêt légitime de Costo à assurer le bon fonctionnement et la sécurité du service.

5. Destinataires

Vos données sont accessibles aux seules personnes de Costo qui en ont besoin. Les paiements et la facturation de l’abonnement sont traités par Stripe, qui agit en qualité de responsable de traitement pour ces opérations. Les messages adressés à contact@becosto.co sont reçus et conservés au moyen de Google Workspace. Les prestataires techniques du service, leur localisation et l’encadrement des transferts figurent sur la page sous-traitants.

6. Localisation et transferts

La base de données est hébergée dans l’Union européenne (Irlande) et l’application est exécutée à Dublin. Certains prestataires traitent des données hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par une décision d’adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Durées de conservation

• Données du compte : pendant la durée de l’abonnement, puis 12 mois après sa fin, avec les données de l’établissement (article 9 des conditions générales de vente).
• Données de facturation : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, au titre des obligations comptables (article L. 123-22 du Code de commerce).
• Messages adressés à contact@becosto.co : 3 ans à compter du dernier échange.
• Journaux d’erreurs : 90 jours au plus.

8. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que d’un droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime de Costo. Vous les exercez en écrivant à contact@becosto.co. Pour les données de votre établissement, adressez votre demande à celui-ci ; Costo l’aide à y répondre. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

9. Cookies

Le site n’utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (authentification, sécurité), qui sont exemptés de consentement. Aucun cookie de mesure d’audience ou publicitaire n’est déposé.